确保公司安全文件共享所需做的四件事

在Biscom进行的一项调查中，接受调查的员工中有95%表示他们能够从自己的公司中获取自己没有从事的数据。尽管公司采用了安全地将数据传输进出公司的方法，但仍会发生这种情况。大多数企业已经依靠文件共享软件来确保办公室内部机密文档的有效通信和传输。但是，这些企业现在也非常依赖Internet进行文件存储和通信。

而且，对于大多数人而言，许多在线数据都不知道是由他们的互联网服务提供商(ISP)存储的，因此使公司的文件，密码和通信容易受到攻击。将这些公司文件交到不正确的人手中可能会导致严重的问题，例如身份盗用甚至欺诈。

当然，文件共享服务具有许多好处，例如能够传输较大的文件。但是，在办公环境中共享文件的便捷性使它们容易受到威胁。

如何防止文件传输给未经授权的人?而且，作为企业主，您可以采取什么措施来确保您的企业不会受到敏感文件受到威胁的风险?您需要了解有关公司中文件共享的四件事。

1.教育您的员工有关文件共享的风险。

意识是确保安全的关键。这就是为什么您需要做的第一件事就是让整个团队了解他们在共享文件或使用文件共享软件时面临的风险。您可能会设置具有铁定安全性的复杂系统，但是如果用户不知道为什么要设置它们，则您的公司将继续受到威胁。

LIFARS的网络安全和数字取证审查员Paul Kubler告诉Digital Guardian，除了对其员工进行定期培训以了解所涉及的风险外，领导者还应阻止未经批准的共享中心，这些共享中心可能被用来泄漏公司数据。此外，为了确保受到保护，应该对员工进行一般安全教育。

告诉您的员工共享办公文件时面临的危险。所有员工在促进公司安全方面都可以发挥重要作用。因此，让他们知道为什么不要让这些文件落入错误的手很重要。

2.知道谁有权访问云中的文件。

云存储使您办公室中任何需要文档的人都可以使用它们。由于文档存储在云中，因此您不必担心文件丢失或担心如何恢复它们。

像Dropbox这样的云存储使您可以通过直接链接到云中的文档或通过电子邮件访问该文件来与同事共享文件。这是有用和方便的。但是，您需要确保仅将链接共享给授权的收件人。为了保证这一点，您可能必须升级到Dropbox Professional。这使您可以设置权限，以便只有授权人员才能访问存储文件的链接。

还有其他基于云的文件存储系统，可让您设置和管理访问系统中文件的权限。例如，Box是一个基于云的文件存储系统，它提供了多个共享选项以及完善的跟踪功能，因此您可以知道文档发送给了谁，谁打开了文档以及谁共享了文档。

3.更新您的内容管理系统。

企业面临的信息安全挑战正在演变。您在办公室使用的文件共享系统必须应对当前的安全挑战，这一点很重要。

检查您当前使用的内容管理系统是否有任何更新。升级系统以有效管理和保护网络中的敏感文件。当然，新系统意味着对您的员工进行另一轮培训，但是投资是值得的。因此，请确保您的员工受过良好的培训，并且熟悉更新的软件。

4.选择集成系统而不是独立系统。

独立系统可以提供您所需的安全性，但仅限于单个功能，例如电子邮件安全性。确保电子邮件安全只是企业设置中需要保护的几个方面之一。您仍然需要获得一个专用于文件共享或其他软件的独立系统，以阻止使办公室中的文件容易受到攻击的漏洞。但是，如果您要使用一个集成的系统来确保办公室通信和文件共享中的有效安全性，则可以放心地确保敏感文档的安全。

上面的步骤将有助于确保公司文件的安全，并监视它们所发生的情况。更重要的是，它们将减少不必要的暴露和漏洞的风险，使您知道文件将要移至何处，并有效地监视它们所发生的情况。