中端市场英雄选择在线内容管理
准备与一群房地产经纪人打交道时，Alex Charfen陷入了困境。他的笔记本电脑无法启动，并且为演示文稿准备的PowerPoint幻灯片被锁定在里面。不良资产研究所的负责人说：“我站在75人面前，每人要付500美元。”“我该怎么办-打电话给技术支持来修复我的计算机吗?”
那不是一个选择。这家有六名员工的初创公司培训房地产经纪人，以帮助陷入财务困境的房主抵御抵押品赎回权。该公司没有专门的计算机专业人员。在任何情况下，弄清楚为什么计算机出现故障将比Charfen花费更多的时间。他想着自己的脚，向其中一位与会者借了一台笔记本电脑。五分钟后，他重回企业，教房地产经纪人如何让放贷人以不良抵押贷款偿还“卖空”，而卖房所得的收入却不足以偿还贷款余额。
Charfen的PowerPoint演示文稿存储在Web上的文档管理站点Xythos on Demand中。他说：“我要做的就是登录并获得它。”当然，他很高兴Xythos帮助他避免了危机，但这并不是几年前他开设账户时想到的。他说：“我已经厌倦了通过电子邮件来回发送给同事的业务文档。”“我们在电子邮件中有一百种不同版本的文件。有些是Mac，有些是PC。”梳理邮件，文件夹和附件以查找他要查找的内容非常耗时。这不是使用电子邮件管理文档的唯一缺点。Charfen说，这种方法根本不适用于很大的文件，请注意，某些DPI演示文稿运行200 MB的空间-太大，无法附加到电子邮件中。现在，DPI每月只需支付40至60美元，即可将其关键业务文档保存在Xythos on Demand中。Charfen说：“我们有广告PDF，不同课程的传单，正在编辑的实时文件以及所有PowerPoint演示文稿。”
Forrester Research分析师Craig Le Clair说，Xythos on Demand及其竞争对手在中小型企业市场上运作。“它们与管理业务内容有关-主要是Microsoft [Office]应用程序的输出。”IDC分析师梅利莎•韦伯斯特(Melissa Webster)补充说，这种产品与针对大型企业执行复杂业务流程(例如处理与保险索赔相关的文档)的传统文档管理或内容管理系统完全不同。她说，诸如Xythos on Demand之类的服务可以满足通过Web界面存储和共享文档的更基本的需求。“您想从文件服务器，电子邮件中获取[业务文档]。”基于Web的文档管理避免了以下问题：“它在文件服务器上的某个地方，我可以。”
Xythos on Demand使客户可以存储任何文件类型，包括视频剪辑。Xythos首席营销官Jim Till表示，定价基于客户所需的存储容量和帐户上的用户数量。Xythos还备份客户文件并将其存储在异地。Charfen说，在线服务的这一方面对于DPI至关重要。“我们知道我们的文件在哪里。我们知道它们已被备份。我们知道它们是安全的。”
Xythos还使客户能够轻松地在其帐户中搜索文件，管理文件版本以及定义哪些员工可以查看哪些文件。为了使客户能够与帐户外的同事共享文档，Xythos使用了所谓的“票证”，这些票证依靠SSL加密技术来安全地传输数据。
商业利益
对于DPI，Xythos不仅仅是一种便利。实际上，这是公司开展业务的核心。实际上，2008年1月启动的DPI从来没有运作过。(Charfen在经营之前的房地产公司时首先开设了Xythos帐户。)Xythos on Demand通过以下四个主要方式为DPI服务：
充当虚拟操作的中央存储库。像许多小型初创公司一样，DPI没有官方总部。员工在佛罗里达州，得克萨斯州和华盛顿州锻炼自己的家，Charfen希望很快能在加利福尼亚增加员工。他说，DPI需要一个中心位置来存储关键信息资产，而不必依赖电子邮件，而Xythos担当着这一角色。
使DPI保持消息状态。中央存储库确保所有DPI销售和营销文档(例如用于宣传课程的提案和传单)共享相同的一致消息，而不管哪个员工将其发送给哪个潜在客户和客户。夏芬说，如果没有这种中心资源，员工往往会在营销文件中添加自己的风格。随着时间的流逝，一致的消息丢失了。
消除了软件许可证和服务器的成本。DPI并未考虑在内部托管自己的文档管理系统。查芬说：“这没有道理。”这些系统通常比所需的DPI更昂贵，更复杂。
他说：“ Xythos一年要花费我们400至600美元。我不能以这样的价格维护带有备份和冗余的服务器。”选择在线文档管理还消除了管理计算机的劳动密集型任务，使Charfen不必戴着IT帽子。“作为一家小公司的负责人，我也是IT人士。”
呈现专业形象。DPI向参加其课程的房地产经纪人提供了许多不同的文件。在事件本身中分发了许多内容，例如手册和银行要求陷入困境的房主提交的表格。但是，通过Xythos门票进行电子分发是课程结束后跟进的重要渠道。查芬说：“有时，我们会发送一些新表格或与特定抵押公司打交道的最佳做法清单。”Xythos允许DPI在保持专业形象的同时做到这一点。他说，免费的在线文件共享站点提供了类似的服务，但它们转发给文件接收者的链接通常都带有广告。“我们不喜欢呈现的图像。它看起来并不专业。”
Xythos on Demand已为DPI带来了巨大回报。如果无法访问网上的Charfen演示文稿，DPI可能损失了数万美元，将课程费用退还给了一大堆失望的房地产经纪人。然后，DPI的声誉受到损害。即使Xythos并没有帮助Charfen摆脱困境，Xythos每月的支出也可以收回成本。他说：“我们是一家小企业，我们所做的一切都是成本驱动的。”“ DPI寻找所有支出的回报，就在那儿。”
Jennifer deJong是马萨诸塞州沃尔瑟姆市的一名商业技术作家。
